¿Qué son las Órdenes de Trabajo?
Las Órdenes de Trabajo son el corazón de Mi Taller. Aquí es donde registras cada trabajo que entra al taller, desde la recepción del vehículo hasta su entrega. Cada orden contiene toda la información del cliente, el vehículo, los trabajos realizados, el presupuesto y el historial completo de estados.
En este tutorial te explicamos paso a paso cómo crear, gestionar y dar seguimiento a tus órdenes de trabajo para que tu taller funcione de forma organizada y profesional.
Lista de órdenes: tu vista general
Desde el menú lateral, haz clic en Órdenes para acceder a la lista completa de tus órdenes de trabajo.
En la parte superior encontrarás un buscador donde puedes buscar por número de orden, nombre del cliente o placa del vehículo.
Debajo del buscador tienes filtros por estado para ver rápidamente las órdenes según su situación:
Todos: Muestra todas las órdenes sin filtro.
Creadas: Órdenes recién creadas que aún no se han iniciado.
Diagnóstico: El mecánico está evaluando el vehículo.
Esperando: Se envió el presupuesto y se espera la respuesta del cliente.
En progreso: Se está trabajando activamente en el vehículo.
Listas: El trabajo terminó, el vehículo está listo para retirar.
Entregadas: El cliente ya retiró su vehículo.
Solo haz clic en un filtro para ver las órdenes en ese estado. La tabla muestra el número de orden, el cliente, el vehículo con su placa, el estado con un color indicativo, el mecánico asignado y la fecha de creación.
Crear una nueva orden de trabajo
Para crear una nueva orden, haz clic en el botón + Nueva Orden en la esquina superior derecha. El formulario tiene los siguientes campos:
Cliente (obligatorio): Haz clic en el dropdown y busca al cliente por nombre. Si no tienes clientes registrados, el sistema te mostrará un mensaje con un enlace para registrar uno primero.
Vehículo (obligatorio): Una vez que seleccionas un cliente, este campo se activa y muestra solo los vehículos de ese cliente. Si el cliente no tiene vehículos, verás un enlace para registrar uno.
Asignar a mecánico (opcional): Puedes asignar un mecánico ahora o hacerlo después desde el detalle de la orden.
¿Lo trajo otra persona? Si marcas esta casilla, aparecen dos campos adicionales para escribir el nombre y teléfono de quien trajo el vehículo. Esto es útil cuando no es el dueño quien lo trae al taller.
Cuando todo esté listo, haz clic en Crear orden. El sistema te redirige automáticamente al detalle de la orden creada.
Detalle de la orden: vista general
La vista de detalle de una orden está dividida en dos columnas con toda la información que necesitas.
En la columna izquierda tienes toda la información operativa:
Cliente: Nombre, teléfono y correo electrónico. Si lo trajo otra persona, también aparece su información de contacto. Si el país soporta datos fiscales, los verás aquí también.
Vehículo: Marca, modelo, placa, color y año del vehículo.
Asignación: Quién es el mecánico asignado, con botones para asignar o reasignar en cualquier momento.
En la columna derecha tienes el Historial de estados, que es una línea de tiempo visual con todos los cambios de estado que ha tenido la orden, quién hizo cada cambio y cuándo ocurrió.
Trabajos y presupuesto: la sección más importante
La sección de Trabajos / Presupuesto es donde agregas cada servicio o repuesto que se va a utilizar en la orden. Haz clic en + Agregar para abrir el formulario.
Tienes dos opciones al agregar un ítem:
Servicio / Mano de obra: Para trabajos como alineación, cambio de aceite, diagnóstico, pintura, etc.
Del inventario: Para repuestos o productos que tengas registrados en tu inventario. Aparece un buscador donde seleccionas el producto y el sistema muestra el stock disponible, bloqueando la selección si no hay stock suficiente.
Para cada ítem, completa la descripción, el costo estimado, la cantidad y opcionalmente una nota. Luego haz clic en Agregar.
Cada trabajo aparece como una fila con un checkbox a la izquierda. Cuando completes un trabajo, haz clic en el checkbox para marcarlo como terminado. También puedes editarlo o eliminarlo con los íconos que aparecen al pasar el mouse.
Al final de la lista verás el Total estimado del presupuesto, y debajo tienes botones para enviar el presupuesto por WhatsApp o por Email directamente al cliente.
Flujo de estados: del ingreso a la entrega
Las órdenes siguen un flujo de estados que refleja el proceso real de tu taller. Haz clic en Cambiar estado para ver las opciones disponibles. El flujo completo es:
Creada: Cuando recién se crea la orden y se registra el ingreso del vehículo.
Diagnóstico: El mecánico está evaluando el vehículo para determinar qué necesita.
Esperando aprobación: Se envió el presupuesto al cliente y se espera su respuesta.
Aprobada: El cliente aprobó el presupuesto y se puede comenzar el trabajo.
En progreso: Se está trabajando activamente en el vehículo.
Lista: El trabajo terminó, el vehículo está listo para que el cliente lo retire.
Entregada: El cliente retiró su vehículo. La orden se cierra.
En cualquier punto del flujo, también puedes Cancelar la orden si es necesario. El sistema solo te muestra las transiciones válidas, así que no puedes saltarte pasos ni cometer errores en el flujo.
Asignación de mecánico
Si no asignaste un mecánico al crear la orden, puedes hacerlo desde la vista de detalle. En la sección de Asignación, haz clic en Asignar, selecciona al mecánico del dropdown y confirma.
Si necesitas cambiarlo después, el botón dirá Reasignar y podrás seleccionar otro mecánico. Esto es útil cuando redistribuyes carga de trabajo entre tu equipo.
Facturación desde la orden
La sección de Facturación dentro de la orden muestra si tiene una factura asociada.
Sin factura: Verás el botón Crear factura. Al hacer clic, te lleva a crear una factura que incluye automáticamente los trabajos completados de esta orden.
Con factura: Verás el número de factura, fecha, total y estado. Puedes hacer clic en Ver factura para ir al detalle, y si está emitida, también puedes enviarla por WhatsApp o Email.
Inspección de ingreso
La sección de Inspección de Ingreso te permite documentar el estado del vehículo cuando llega al taller. Esto es fundamental para evitar reclamos y tener un registro profesional.
No iniciada: Verás el botón Iniciar inspección para comenzar el proceso.
En progreso: El botón dirá Continuar inspección para seguir donde lo dejaste.
Completada: Verás un resumen de la inspección con opción de enviarla por WhatsApp o Email al cliente.
La inspección vehicular tiene su propio tutorial dedicado donde la explicamos en detalle.
Historial de envíos de documentos
Al final de la vista de detalle encontrarás el historial de envíos de documentos. Aquí se registra cada vez que enviaste un presupuesto, factura o inspección por WhatsApp o Email, junto con el estado del envío: pendiente, enviado, entregado o fallido.
Esto te da trazabilidad completa de toda la comunicación con el cliente relacionada a esa orden.
¿Por qué las Órdenes de Trabajo transforman tu taller?
Sin un sistema de órdenes, es común perder el rastro de los trabajos, olvidar cobrar servicios, o no saber en qué estado está cada vehículo. Con las Órdenes de Trabajo de Mi Taller tienes un flujo completo y organizado que va desde el momento en que el cliente deja su vehículo hasta que lo retira.
Todo queda registrado: quién hizo el trabajo, cuánto costó, qué aprobó el cliente, y cuándo se entregó. Esto no solo te ayuda a ser más eficiente, sino que también proyecta una imagen profesional ante tus clientes.
Próximo tutorial
En el siguiente tutorial vamos a aprender a hacer una inspección vehicular de ingreso paso a paso, para documentar el estado del vehículo cuando llega a tu taller. ¡No te lo pierdas!
