Guía paso a paso · 7 pasos
La caja: abrir, cobrar y cerrar
La caja cuenta una sola cosa: el efectivo que tiene que haber en el cajón. La transferencia y la tarjeta también se cobran, pero entran a tu cuenta y no al cajón, y confundir las dos es la razón más común de una caja que no cuadra. Estos son los siete pasos, de la apertura al cierre.
Paso 1: Abre la caja del día
En el menú de la izquierda, dentro de Finanzas, toca «Caja». Si no hay ninguna abierta aparece «Abrir Nueva Caja»: en «Saldo inicial» escribe el efectivo que hay en el cajón antes de cobrar nada, el cambio con el que arrancas, y toca «Abrir Caja». Cuenta los billetes en vez de copiar el número del cierre anterior: si ayer faltó plata, arrastrar la cifra de ayer esconde el faltante. La tarjeta te recuerda cada cuánto se cierra tu caja —diaria, semanal o lo que elegiste—, y eso se cambia en «Ajustes».
Paso 2: El número que importa: el efectivo esperado
Arriba de todo está el bloque «Caja (efectivo)», y se lee como una resta: «Saldo de apertura» más «Cobrado en efectivo», menos «Salidas en efectivo» y menos lo que «Se guardó o se entregó». El resultado es el «Efectivo esperado»: lo que tiene que haber en el cajón en este momento si nadie se equivocó. Cada cobro en efectivo que registras en una factura suma acá solo, así que no hay que anotarlo dos veces. Las líneas con flecha se abren: tocándolas ves cada salida, a qué hora fue y quién se llevó la plata.
Paso 3: La transferencia no está en el cajón
Más abajo, «Cobrado (todos los medios)» suma lo que entró por cada medio —efectivo, transferencia y tarjeta—, con el impuesto incluido, y por eso su total es bastante más grande que el efectivo esperado. No es un error: el recuadro punteado «No pasa por caja» lo dice sin vueltas, la transferencia y la tarjeta entran a tu cuenta, no al cajón. Si las sumas al cajón, vas a buscar una plata que está en el banco. Por eso, al registrar un cobro, elige bien el medio de pago: es lo único que decide si esa plata se cuenta en el cajón. Y «Quién cobró en efectivo» te dice cuánto pasó por las manos de cada uno.
Paso 4: Cuando sale plata, di para qué
«Sacar plata del cajón», arriba a la derecha, te pregunta primero «¿Para qué es?», y la respuesta cambia los números. «Un gasto del taller» —una compra, un taxi, el aseo— baja el cajón y baja la ganancia. «Se guarda o se entrega» —a la caja menor, al dueño o al banco— baja el cajón pero no es un gasto: esa plata sigue siendo del taller. «Un adelanto a alguien del equipo» queda anotado en su libreta y se le descuenta cuando le pagues. Anótalo en el momento, no al final del día, y completa «¿Quién se llevó la plata?»: si al cerrar falta efectivo, ahí está el nombre.
Paso 5: La caja menor, y lo que ya tiene dueño
Si pasas plata a la caja menor para los gastos chicos, lo que pagues con ella aparece en «Pagado con la caja menor»: «No salió de este cajón; sí baja la ganancia». Debajo, la tarjeta de la caja menor te dice cuánto le pasaste, cuánto se gastó y cuánto le queda. Y el recuadro amarillo «De esto, ya tiene dueño» hace la cuenta que ningún cajón hace solo: resta el impuesto que cobraste, que es del fisco, y las «Comisiones del equipo sin pagar», que el mecánico ya se ganó aunque todavía no se las hayas dado. Lo que queda es el «Disponible de verdad»: la plata que puedes gastar sin quedarte corto el día de pagar comisiones o de declarar.
Paso 6: Cuenta el efectivo antes de cerrar
Toca «Cerrar Caja». La ventana repite la cuenta del cajón y te pregunta «¿Cuánto efectivo contaste? (opcional)». Escribe lo que contaste con los billetes en la mano, no lo que esperas que haya: la casilla viene vacía a propósito. Si no coincide, te dice cuánto falta o sobra y te ofrece las explicaciones más comunes —«Fue un gasto del taller», «Se guardó o se entregó», «Fue un adelanto a alguien del equipo»— para anotar lo que se olvidó; al cargarlo, la cuenta se vuelve a hacer sola. Si no aparece, marca qué pasó: «No sé todavía», «Vuelto mal dado», «Sacaron sin anotar» u «Otro».
Paso 7: Cierra, aunque no cuadre
No hace falta inventar un gasto para que cuadre: puedes cerrar igual. Antes del botón, la ventana te dice qué va a pasar. La plata que falta queda anotada como «Faltante de caja», y la que sobra como «Sobrante de caja». La «Ganancia neta» no cambia: la diferencia se resta o se suma aparte en Finanzas, así el resultado del taller no se ensucia y la diferencia tampoco se pierde. «Cerrar caja definitivamente» no se deshace: un cierre no puede reabrirse. Desde ahí queda en «Historial de Cierres», con quién la cerró y cómo salió el conteo, y la próxima caja arranca con su propio saldo inicial.
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