Trabajás con seguros: ahora la factura sabe quién paga y de quién es el auto

La escena es conocida en cualquier taller que trabaje con compañías. Entra un auto chocado, lo trae María, y María no va a pagar nada: paga su aseguradora. Vos le hacés el presupuesto, esperás la autorización, reparás, y cuando llega el momento de facturar aparece la pregunta incómoda: ¿a nombre de quién sale esta factura?

Hasta ahora la app te dejaba una sola opción — el cliente de la orden — y ahí empezaban los parches. Cargar la aseguradora como si fuera un cliente común, anotar el número de siniestro en las observaciones, y después, cuando querías saber cuánto te debía esa compañía, sumar factura por factura a mano.

Eso se terminó. Ahora la app entiende que en un trabajo por seguro hay dos partes distintas: la que paga y la dueña del auto.

De qué se trata

Cuando cargás un cliente nuevo ya podías elegir entre Persona y Empresa. Ahora hay una tercera opción: Aseguradora.

No es un tipo más al mismo nivel que los otros dos. Persona y Empresa responden "quién trajo el auto". Aseguradora responde algo distinto: "quién paga por un auto que no es suyo". Por eso se comporta diferente — no se le asignan vehículos, no le llegan los avisos de "tu auto está listo", y no aparece cuando elegís el dueño de un vehículo. Nunca vas a poder registrarle un Corolla a Seguros del Sur por accidente.

La aseguradora es la que debe la plata. El asegurado es de quien es el auto. La app ahora lleva las dos cosas por separado.

Se enciende sola

No hay nada que configurar ni ninguna casilla escondida en Ajustes. La función aparece cuando registrás tu primera aseguradora, y desaparece si no tenés ninguna.

Esto es a propósito. Si tu taller no trabaja con seguros, no querés campos de siniestro estorbando en cada orden. Y si sí trabajás, no querés tener que buscar dónde se prende. Registrar la compañía como cliente es el interruptor.

Paso a paso

1. Registrá la aseguradora

Andá a Clientes → Nuevo Cliente y elegí Aseguradora. Vas a cargar:

• Nombre de la aseguradora — el que va a salir impreso en la factura.
• Nombre del contacto — tu ajustador o quien te atiende. Queda como dato secundario, no reemplaza al nombre de la compañía.
• Plazo de pago — 30, 45, 60 o 90 días. Este campo importa más de lo que parece, y más abajo te contamos por qué.
• Sus datos fiscales, igual que con cualquier empresa. Son los que van en el encabezado de la factura.

Listo. Desde ese momento te aparece el filtro Aseguradoras en la lista de clientes, con su etiqueta propia para que no se confunda con el resto.

2. En la orden de trabajo: ¿quién paga?

Abrí la orden y vas a ver un bloque nuevo justo debajo de Cliente y Vehículo: "¿Quién paga este trabajo?", con dos botones — Particular y Seguro.

Si elegís Seguro, se despliegan cuatro campos:

• Aseguradora — se elige de tu lista, no se escribe. Así "Seguros del Sur" es siempre la misma compañía y no tres clientes distintos según cómo lo tipeó cada uno.
• N° de siniestro
• N° de póliza
• Estado de autorización — Pendiente, Autorizado, Rechazado o Esperando suplemento.

Cuando el estado pasa a Autorizado, recién ahí aparece el campo del número de autorización. No antes: un campo que todavía nadie puede llenar sólo enseña a saltearse el bloque entero.

3. El presupuesto sale listo para autorizar

El presupuesto que descargás o mandás por WhatsApp ya incluye la aseguradora, el número de siniestro y el de póliza. Es el documento que va a mirar el perito, y sin esos números te lo devuelve.

Estos datos se leen en vivo desde la orden, no se congelan. Un presupuesto se reemite varias veces mientras el siniestro avanza, así que siempre sale con la información del momento.

4. La factura, con las dos partes

Al facturar desde la orden, el encabezado te pregunta a quién va dirigida y te ofrece las dos opciones: la aseguradora o el dueño del auto. Por defecto, la aseguradora.

El PDF sale con dos bloques, uno arriba del otro:

• Aseguradora — nombre, documento fiscal y dirección. Es la que debe.
• Asegurado — nombre del dueño, su documento, su dirección, el número de siniestro y el de póliza. Más el vehículo, como siempre.

Los números de siniestro y póliza quedan congelados en la factura. Si mañana el siniestro cambia de estado o le corrigen el número, la factura que ya emitiste sigue diciendo lo mismo que el día que la imprimiste. Un documento emitido no se reescribe solo.

5. El deducible, en su propia factura

Casi siempre la compañía no paga todo: queda un deducible que le cobrás al dueño. Eso ahora es un flujo, no un malabar.

Volvés a la orden, hacés Facturar de nuevo con las líneas que faltan, y esta vez elegís al dueño del vehículo. Te quedan dos facturas de la misma orden, a dos deudores distintos, cada una siguiendo su propio camino de cobro.

6. La ficha de la aseguradora

Entrá a la aseguradora desde Clientes y vas a encontrar todas las órdenes que está pagando: número de orden, asegurado, vehículo, siniestro, estado del trabajo, estado de la autorización y lo facturado.

Arriba te dice cuántas hay y —el dato que de verdad importa— cuántas están todavía sin facturar. Podés filtrar por texto (número de orden, placa, siniestro, nombre del asegurado), por estado de la orden, por estado de autorización y por rango de fechas.

Es la pantalla que abrís antes de llamar a la compañía.

Dos detalles que te van a ahorrar dolores de cabeza

La deuda queda a nombre de quien realmente debe

Podría parecer un detalle contable, pero es la decisión de la que cuelga todo lo demás. En una factura por seguro, el cliente de la factura es la aseguradora.

Y tiene que ser así porque de ahí salen tres cosas: el reporte de cuentas por cobrar, el recordatorio de cobro y el envío de documentos. Si la factura fuera a nombre de María, tu reporte de "quién me debe" nombraría a una persona que no debe nada, y el recordatorio de pago le llegaría a ella en vez de a la compañía.

El plazo de pago evita alarmas falsas

Este es el campo que parece menor y no lo es. Una aseguradora paga a 60 o 90 días por contrato: no está atrasada, está en término.

La app le avisa cuando una factura se vence y arma la tarea de cobranza. Sin el plazo cargado, tomaría 30 días para todo el mundo y te llenaría los Pendientes de avisos falsos sobre deudas que están perfectamente al día. Y una lista de pendientes llena de falsas alarmas es una lista que se deja de leer — con los avisos que sí importan adentro.

Con el plazo cargado, el reporte de cuentas por cobrar cuenta los días de atraso reales, no la antigüedad. Una factura de 45 días a una compañía de 90 aparece Al día, como corresponde. Para tus clientes de siempre, que pagan al retirar, no cambia absolutamente nada.

Cosas para tener en cuenta

• Una aseguradora no puede tener vehículos. No la vas a ver en el selector de dueño al registrar un auto, y su ficha no tiene sección de vehículos. Los autos son siempre del asegurado.
• No se puede eliminar una aseguradora con trabajos activos. Si tenés tres de sus autos en el taller, la app no te va a dejar borrarla.
• Si cambiás "¿quién paga?" de nuevo a Particular, la orden sale de la lista de la aseguradora. Los datos del siniestro quedan guardados, pero la que paga pasa a ser el dueño.
• El presupuesto y la factura son documentos administrativos, igual que siempre. La app no es un integrador de facturación electrónica.
• Por ahora es desde la web. En el celular todavía no podés crear ni editar aseguradoras; lo estamos preparando para una próxima versión.

Cómo aprovecharlo

• Cargá el plazo real de cada compañía. Es un desplegable y te ahorra que el sistema te apure por deudas que están en término.
• Poné el número de siniestro apenas lo tengas. Es el dato con el que la aseguradora encuentra tu presupuesto entre cientos. Sin él, vuelve.
• Mantené el estado de autorización al día. Después filtrás por "Pendiente" y ves de una cuáles están frenadas esperando respuesta.
• Facturá el deducible en el momento de la entrega, cuando el dueño está en el taller. Después es una llamada.
• Mirá la ficha de la compañía antes de llamarla. "Tenés cuatro órdenes sin facturar de agosto" es una conversación distinta a "creo que nos deben algo".

Al final se trata de algo simple: cuando dos partes distintas intervienen en un mismo trabajo, el sistema debería saber cuál es cuál. Vos ya lo sabías — ahora la factura también.