Cierras el mes con buena facturación. Miras la cuenta y no está la plata que esperabas. Repasas mentalmente y no encuentras dónde se fue.
Se fue en cosas chicas que nunca anotaste.
La respuesta corta: anota cada gasto el día que ocurre, con categoría. Sin eso, tu ganancia es una sensación, y las sensaciones en un taller siempre son más optimistas que la cuenta bancaria.
¿Qué cuenta como gasto del taller?
Todo lo que sale de la caja para que el taller funcione: alquiler, sueldos, luz, agua, internet, repuestos comprados a proveedores, herramientas, impuestos y los gastos chicos del día. Los chicos son los que más se escapan y, sumados, suelen ser la diferencia entre un buen mes y uno flojo.
Para verlos hay que agruparlos.
¿Qué categorías conviene usar?
| Categoría | Qué entra | Tipo |
|---|---|---|
| Local | Alquiler, expensas | Fijo |
| Personal | Sueldos, cargas, comisiones | Fijo |
| Repuestos | Compras a proveedores | Variable |
| Servicios | Luz, agua, internet, teléfono | Fijo |
| Herramientas | Compra y reparación | Variable |
| Impuestos | Los que correspondan a tu régimen | Fijo |
| Varios | Todo lo chico del día | Variable |
Separar fijo de variable es lo que te dice cuánto necesitas facturar para no perder: los fijos hay que pagarlos aunque no entre un solo auto.
¿Cómo hago que el equipo anote los gastos chicos?
Poniendo una regla simple y repitiéndola hasta que sea automática.
Tú: "Si compras algo para el taller, aunque sean dos mil pesos de tornillos, lo cargas antes de volver."
Mecánico: "¿Por dos mil pesos?"
Tú: "Dos mil por día son sesenta mil al mes. Eso es lo que no me cierra a fin de mes y nunca sé de dónde sale."
El número mensual es lo que convence. Dicho como gasto suelto suena a nada; dicho como total del mes, se entiende solo.
¿Cuánto tiempo me lleva por día?
Dos minutos si lo haces al momento de pagar. Veinte si lo dejas para el fin de semana, y para entonces ya perdiste comprobantes y te olvidaste de la mitad.
El gasto que no se anota el día que ocurre no se anota nunca. No es un problema de disciplina: es que a los tres días ya nadie se acuerda.
¿Qué hago con el impuesto que pagué en las compras?
Un mismo gasto puede leerse de tres formas distintas: lo que salió de la caja, lo que es costo real del negocio y el crédito fiscal que genera. Confundirlas hace que tu costo se vea más alto de lo que es.
Cómo se computa ese crédito depende del régimen en el que estés inscripto y cambia por país. Preguntáselo a tu contador una vez y aplicalo siempre igual.
¿Qué miro a fin de mes?
- Total de gastos contra el mes anterior.
- Qué categoría creció más de lo esperado.
- Fijos contra facturación: cuánto tienes que hacer para cubrirlos.
Tres números, quince minutos. Con eso ya sabes si el mes que viene hay que apretar o se puede invertir.
¿Con qué me quedo?
Anotar el día que ocurre, categorizar y revisar una vez por mes. No hace falta contabilidad: hace falta constancia.
Una libreta y una calculadora funcionan. En Mi Taller los gastos cargados entran directo al estado de resultados y al cierre de caja del día, así que el número que ves ya tiene todo descontado.