Levantas el auto, vas al estante por el filtro que jurabas tener y no está. El cliente espera, el elevador ocupado, y vos saliendo a comprar.
Al lado, tres filtros de un modelo que no vendes hace dos años.
La respuesta corta: no hace falta inventariar todo el depósito. Con llevar el control de los veinte repuestos que más rotan, y anotar el costo además del precio, se resuelve la mayor parte del problema.
¿Qué anoto de cada repuesto?
Cinco datos: qué es, cuántos tienes, cuánto te salió, a cuánto lo vendes y a partir de qué cantidad hay que reponer. Con esos cinco ya sabes qué falta, qué sobra y cuánto ganas con cada pieza. Todo lo demás es opcional.
El que más se olvida es el costo.
¿Por qué anotar el costo y no solo el precio?
Porque sin costo no sabes cuánto ganas, solo cuánto facturas. Son cosas distintas y se confunden todo el tiempo.
Un repuesto que vendes a 50.000 y te salió 42.000 deja 8.000. Otro que vendes a 20.000 y te salió 8.000 deja 12.000. El caro factura más y el barato gana más.
Sin el costo cargado, esa comparación no existe y terminas empujando los productos equivocados.
¿Cuál es el stock mínimo de cada cosa?
Una regla simple que funciona: lo que consumes en el tiempo que tarda tu proveedor en entregarte, más un margen.
| Si usás por semana | Y el proveedor tarda | Stock mínimo |
|---|---|---|
| 4 filtros de aceite | 3 días | 4 |
| 2 juegos de pastillas | 1 semana | 4 |
| 10 litros de aceite | 2 días | 10 |
Si el proveedor tarda más, el mínimo sube. Si tienes dos proveedores para lo mismo, baja.
¿Cómo evito que el stock anotado no coincida con el real?
Descontando en el momento de usar la pieza, no al final del día. El repuesto que sale del estante y se anota "después" no se anota.
Y conviene que la regla sea explícita con el equipo:
Tú: "Si sacas algo del estante, lo cargas en la orden ahí mismo. No al final del día."
Mecánico: "¿Aunque sea un litro de aceite?"
Tú: "Sobre todo el aceite. Es lo que más se va sin que nadie lo vea, y después no entiendo por qué el número no cierra."
Los consumibles chicos son los que rompen cualquier inventario, justamente porque parece que no vale la pena anotarlos.
¿Cada cuánto hago conteo físico?
Una vez por mes sobre los que más rotan, y una vez por año sobre todo. Contar todo el depósito cada mes suena prolijo y no lo sostiene nadie.
Cuando el conteo no coincide, anota el ajuste en vez de corregir el número en silencio: la diferencia repetida en el mismo producto te está diciendo algo.
¿Qué hago con lo que no se mueve?
Sacarlo. Un repuesto parado dos años no es inventario, es plata prestada al estante.
Ofrecelo con descuento, cambialo con otro taller o devolvelo si el proveedor acepta. Lo que recuperes vale más que el espacio que ocupa.
¿Con qué me quedo?
Veinte repuestos controlados, con costo y con mínimo, y la regla de descontar en el momento. Eso ya te evita casi todas las corridas al proveedor.
Se puede llevar en una planilla. En Mi Taller el stock baja solo cuando cargas el repuesto en la orden, y los que están por debajo del mínimo aparecen marcados como lista de compras.