Un taller no es una sola persona. Está el que atiende el mostrador, el que está abajo del auto, el que factura, el que maneja el pañol y estás vos, que querés ver todo. El problema aparece cuando todos entran al mismo sistema con la misma llave: el mecánico ve cuánto facturaste el mes pasado, el que carga repuestos ve los teléfonos de todos tus clientes, y cualquiera puede tocar donde no debe.
En Mi Taller eso no pasa. Cuando cargás a alguien en tu equipo le asignás un rol, y ese rol define exactamente qué secciones ve al entrar. Lo que no le corresponde no le aparece en el menú: no es que esté escondido o bloqueado con un cartel, directamente no existe para esa persona.
Los cinco roles
Empleado
Es el rol de la gente de taller: mecánicos, chapistas, pintores, desarmadores. Es el que viene marcado por defecto cuando cargás a alguien nuevo, porque es el más común y el más acotado.
Ve: las órdenes de trabajo, los vehículos, las tareas y las inspecciones de recepción del auto. Puede crear una orden y cargar un cliente nuevo cuando le entra un auto sin turno.
No ve: el listado de clientes ni sus teléfonos, las facturas, las finanzas, el inventario, ni la configuración del taller. Puede dar de alta un cliente mientras recibe el auto, pero no puede después navegar tu cartera de clientes ni descargar los documentos que se le mandan al cliente. Tampoco puede borrar vehículos.
Es una distinción que importa: el empleado necesita saber qué auto trabajar, no necesita la agenda de contactos de tu taller.
Recepción
El mostrador. Es el rol más amplio de los operativos, porque es quien mueve el día.
Ve: el panel de control, los pendientes, la agenda de turnos, los clientes completos, los vehículos, las órdenes, las tareas, el inventario, los servicios y las facturas (sí, recepción puede facturar).
No ve: la sección de Finanzas —gastos, cierre de caja, reportes—, ni los Ajustes del taller, ni el Equipo, ni la suscripción.
La lógica es simple: recepción necesita cobrarle al cliente que está parado adelante, pero no necesita ver la rentabilidad del negocio ni cambiar cómo está configurado el taller.
Contabilidad
El rol de quien lleva los números, sea alguien interno o tu contador externo.
Ve: facturas y finanzas. Nada más. Al entrar, aterriza directo en Facturas.
No ve: órdenes de trabajo, la sección de clientes, tareas, inventario ni vehículos. Los datos del cliente le aparecen únicamente cuando arma una factura, que es donde realmente los necesita.
Si trabajás con un contador externo, este es el rol que le das: entra, factura, cierra caja, saca sus reportes, y no toca la operación.
Inventario
El pañol. Para el pañolero, el almacenista o el bodeguero —según cómo se diga en tu país.
Ve: el inventario de repuestos. Y punto.
No ve: clientes, órdenes, facturación, finanzas ni ninguna otra sección. Entra, carga stock, controla lo que sale y lo que entra, y se va.
Es el rol más cerrado de todos, y es a propósito: la persona que recibe mercadería no tiene por qué tener acceso a lo que factura tu taller.
Administrador
Acceso total al taller. Ve todo lo anterior más el Equipo, los Ajustes, la suscripción y la página web pública del taller.
Es tu rol si sos el dueño, y el que le das a un socio o a un encargado de confianza. Solo un administrador puede cargar, editar o dar de baja gente del equipo: nadie más ve siquiera esa sección.
Un vistazo rápido
| Sección | Empleado | Recepción | Contabilidad | Inventario | Administrador |
|---|---|---|---|---|---|
| Órdenes de trabajo | Sí | Sí | No | No | Sí |
| Vehículos | Sí | Sí | No | No | Sí |
| Tareas | Sí | Sí | No | No | Sí |
| Clientes | Solo alta | Sí | Solo al facturar | No | Sí |
| Agenda de turnos | No | Sí | No | No | Sí |
| Inventario | No | Sí | No | Sí | Sí |
| Facturas | No | Sí | Sí | No | Sí |
| Finanzas y cierre de caja | No | No | Sí | No | Sí |
| Equipo y Ajustes | No | No | No | No | Sí |
El rol no es el puesto
Esta es la parte que más confunde al principio, y vale la pena entenderla porque te ahorra vueltas.
El rol define permisos: qué ve y qué no. El cargo es texto libre y describe a qué se dedica la persona. Un pintor, un chapista y un desarmador tienen los tres el rol Empleado —porque los tres necesitan lo mismo— pero cada uno lleva su cargo escrito: "Pintor", "Chapista", "Desarmador".
Eso te sirve para filtrar tu equipo por especialidad y para saber a quién asignarle qué, sin tener que inventar un permiso distinto para cada oficio.
Regla práctica: si dudás entre dos roles, elegí el más chico. Ampliar permisos después es un clic; enterarte de que alguien vio lo que no debía, no tiene vuelta atrás.
Cómo armar tu equipo
Entrá a Equipo desde el menú (aparece solo si sos administrador) y tocá agregar. Vas a cargar:
- Nombre y teléfono. Lo mínimo para tenerlo identificado.
- El rol, de la lista de cinco.
- El cargo, opcional, para su especialidad.
- La comisión de mano de obra, si esa persona cobra un porcentaje del trabajo. Se usa después en el cierre de caja.
- El email, si querés que entre a la app.
No todos necesitan entrar a la app
Podés cargar a alguien sin email. Queda en tu equipo, le asignás órdenes, aparece en los reportes de carga de trabajo, pero no tiene acceso al sistema. Sirve para el que no usa el celular en el taller o para el que recién arranca y todavía no le querés dar acceso.
Cuando decidas dárselo, le cargás el email y le mandás la invitación desde la misma ficha.
La invitación
Si ponés el email y marcás enviar invitación, la persona recibe un correo con un link para entrar. Mientras no lo acepte, la vas a ver en la lista de invitaciones pendientes, arriba de todo, con la opción de reenviarla —por si se le fue a spam— o cancelarla.
Cuando acepta, entra con su propia cuenta. Nunca comparte tu usuario ni tu contraseña.
Cuando alguien se va
No lo borres: desactivalo. La persona pierde el acceso en el acto —si intenta entrar, el sistema la rechaza— pero todo su historial queda intacto: las órdenes que trabajó, las inspecciones que firmó, las comisiones que se le liquidaron. Borrar a alguien sería borrar la memoria de tu taller.
Los mismos permisos en el celular
Los roles valen igual en la app del teléfono. Un empleado que abre la app en el taller ve las mismas pestañas que vería en la computadora: sus órdenes y sus vehículos, no la facturación. No hay una puerta de atrás por entrar desde otro lado.
Por qué nos importa tanto esto
Los datos de tus clientes son tuyos y son sensibles: nombres, teléfonos, direcciones, qué autos tienen y cuánto gastaron. Cuantas menos personas los tengan a mano, mejor dormís. Y lo mismo con tus números: lo que factura tu taller es información del negocio, no del turno de la tarde.
Los permisos no son desconfianza en tu gente. Son la misma idea que tener la caja con llave: no porque sospeches de alguien, sino porque así no hay que sospechar de nadie.
Para empezar: entrá a Equipo, cargá a tu gente con el rol que le corresponde y mandá las invitaciones. En cinco minutos tenés al taller entero adentro, cada uno viendo lo suyo.
¿Tenés dudas sobre qué rol darle a cada uno? Te lo dejamos armado en una capacitación sin cargo.